One moment please...
 
 
Exact Synergy Enterprise   
 

Een persoonskaart bekijken

Menupad

Modules ? Klanten ? Overzichten ? Relaties ? Zoeken

Introductie

Door de implementatie van de Personen (Natuurlijke personen) functionaliteit vanaf product update 250 en hoger, ondersteunt Exact Synergy Enterprise de registratie van personen binnen Exact Synergy Enterprise. De personen kunt u groeperen in twee basis relatietypen; een persoon relatie (prospect, klant of leverancier) en een contactpersoon van een bedrijf waarmee u zaken doet. Naast de mogelijkheid om een relatie gebaseerd op een bedrijf en een relatie gebaseerd op een persoon aan te maken, kunt u nu ook CRM informatie gebruiken van de contactpersonen bij een bedrijf om zo meer inzicht te krijgen in de mensen waarmee u zaken doet.

Om persoonskaarten en contactpersoonskaarten te bekijken dient de instelling Activeren: Personen ingeschakeld te zijn in de sectie Personen van de Relatie: Instellingen. Voor meer informatie kunt u het document Definiëren van instellingen voor relaties.

Rollen en rechten

  • Om inactieve klanten te bekijken dient u te beschikken over functierecht 289 – View inactive customer accounts. Gebruikers met de rol Customer manager beschikken hierover.
  • Om relatietypen (behalve dealer en klant) te bewerken dient u te beschikken over functierecht 291 – Allows to edit account type, except reseller and customer. Gebruikers met de rol Customer manager beschikken hierover.
  • Om de status van klanten te bewerken dient u te beschikken over functierecht 292 – Allows to edit status of customer account. Gebruikers met de rol Customer manager beschikken hierover.
  • Om de status van relaties (behalve dealers en klanten) te bewerken dient u te beschikken over het functierecht 294 – Allows to edit status of account, except customer and reseller. Gebruikers met de rol Customer manager beschikken hierover.
  • Om de relatietypen weer te geven, dient u te beschikken over functierecht 430 – Maintain CRM account type field visibility. Gebruikers met de rol Administrator beschikken hierover.
  • Om relatiekaarten aan te passen dient u te beschikken over functierecht 498 — Allows to update the company wide account card customization. Gebruikers met de Administrator rol beschikken hierover.
  • Om database hosting van relaties te bekijken, bewerken en aan te maken, dient u te beschikken over het functierecht 344 - Maintain database hosting settings. Gebruikers met de rol Administrator beschikken hierover.
  • Om de background rating applicatie te bekijken en bewerken, dient u te beschikken over functierecht 337 - Allows to execute background rating application. Gebruikers met de rol Customer manager of Administrator beschikken hierover.
  • Om relaties te verwijderen, dient u te beschikken over functierecht 355 – Allows to delete accounts. Gebruikers met de rol Customer manager beschikken hierover.

Opmerkingen:

  • Voor meer informatie over de functierechten kunt u gaan naar het menu Modules ? Systeem ? Inrichting ? Beveiliging ? Functierechten.
  • Voor meer informatie over de rollen kunt u gaan naar het menu Modules ? Systeem ? Inrichting ? Beveiliging ? Rollen.

Hoe kan ik een persoonskaart bekijken?

  1. In de sectie Algemeen selecteert u het veld Persoon bij Relatie: Type. Indien het veld Relatie: Type niet zichtbaar is kunt u deze toevoegen via de knop Aanpassen.
  2. Definieer de zoekcriteria en klik op Tonen.
  3. Klik op de hyperlink in de kolom Relatienaam van de persoonskaart die u wilt openen.
  4. Klik op Sluiten om de kaart te sluiten.

Hoe kan een persoonskaart bewerken?

  1. In de sectie Algemeen selecteert u het veld Persoon bij Relatie: Type.
  2. Definieer de zoekcriteria en klik op Tonen.
  3. Klik op de hyperlink in de kolom Relatienaam van de persoonskaart die u wilt openen.
  4. Klik op Bewerken. Voor meer informatie kunt u het document Creating and modifying person accounts raadplegen.

Let op: Wanneer flexibele velden (zoals e-mail, mobiel, telefoon of fax) worden bewerkt op een kaart van een persoon die gekoppeld is dan zal er een melding verschijnen met de vraag of u voor dezelfde velden op de gekoppelde kaarten de waarden wilt bijwerken. Indien u kiest voor Ja, dan worden de waarden aangepast.

Hoe kan ik de code van een persoon aanpassen?

  1. Geef de zoekcriteria op op de Relaties: Zoeken pagina.
  2. Klik op Tonen.
  3. Klik in de kolom Relatienaam op de persoon die u wilt vernummeren.
  4. Klik op Acties. Voor meer informatie, zie Het selecteren van een uit te voeren actie op relaties.

Hoe kan ik personen samenvoegen?

  1. Geef de zoekcriteria op op de Relaties: Zoeken pagina.
  2. Klik op Tonen.
  3. Klik in de kolom Relatienaam op de persoon die u wilt samenvoegen.
  4. Klik op Acties. Voor meer informatie, zie Het selecteren van een uit te voeren actie op relaties.

Hoe kan ik een persoon valideren?

  1. In de sectie Algemeen selecteert u het veld Persoon bij Relatie: Type.
  2. Definieer de zoekcriteria en klik op Tonen.
  3. Klik op de hyperlink in de kolom Relatienaam van de persoonskaart die u wilt openen.
  4. Klik op Acties. Voor meer informatie kunt u het document Relaties valideren raadplegen.

Hoe maak ik een e-mail?

  1. In de sectie Algemeen selecteert u het veld Persoon bij Relatie: Type.
  2. Definieer de zoekcriteria en klik op Tonen.
  3. Klik op de hyperlink in de kolom Relatienaam van de persoonskaart die u wilt openen.
  4. Klik op de knop E-mail maken. Voor meer informatie kunt u het document Creating e-mails with Word Merge on single processes raadplegen.

Opmerking:

  • Voor meer informatie over het versturen van bulk e-mails kunt u het document Creating e-mails with Word Merge on bulk processes raadplegen.
  • De knop E-mail maken is alleen beschikbaar wanneer het veld Word Merge is geselecteerd in de sectie Word Merge van de Documenten: Instellingen pagina. Voor meer informatie kunt u het document Documentinstellingen raadplegen. Deze instelling is alleen beschikbaar voor bestaande gebruikers die een update hebben uitgevoerd naar product update 250. Vanaf product update 250 en hoger is de functionaliteit standaard ingeschakeld.

Hoe maak ik een brief?

  1. In de sectie Algemeen selecteert u het veld Persoon bij Relatie: Type.
  2. Definieer de zoekcriteria en klik op Tonen.
  3. Klik op de hyperlink in de kolom Relatienaam van de persoonskaart die u wilt openen.
  4. Klik op de knop Brief maken. Voor meer informatie kunt u het document Creating letters with Word Merge on single processes raadplegen.

Opmerking:

  • Voor meer informatie over het aanmaken van brieven in een bulkproces kunt u het document Creating letters with Word Merge on bulk processes raadplegen.
  • De knop Brief maken is alleen beschikbaar wanneer het veld Word Merge is geselecteerd in de sectie Word Merge van de Documenten: Instellingen pagina. Voor meer informatie kunt u het document Documentinstellingen raadplegen. Deze instelling is alleen beschikbaar voor bestaande gebruikers die een update hebben uitgevoerd naar product update 250. Vanaf product update 250 en hoger is de functionaliteit standaard ingeschakeld.

Hoe maak ik een mailmerge?

  1. In de sectie Algemeen selecteert u het veld Persoon bij Relatie: Type.
  2. Definieer de zoekcriteria en klik op Tonen.
  3. Klik op de hyperlink in de kolom Relatienaam van de persoonskaart die u wilt openen.
  4. Klik op de knop Mailmerge. Voor meer informatie kunt u het document Creating mail merge for multiple recipients raadplegen.

Opmerking: De knop Mailmerge is alleen beschikbaar wanneer het veld Word Merge niet is geselecteerd in de sectie Word Merge van de Documenten: Instellingen pagina. Voor meer informatie kunt u het document Documentinstellingen raadplegen. Deze instelling is alleen beschikbaar voor bestaande gebruikers die een update hebben uitgevoerd naar product update 250.

Hoe kan ik een contactpersoon toevoegen aan een persoon?

  1. In de sectie Algemeen selecteert u het veld Persoon bij Relatie: Type.
  2. Definieer de zoekcriteria en klik op Tonen.
  3. Klik op de hyperlink in de kolom Relatienaam van de persoonskaart die u wilt openen.
  4. Klik op de knop Toevoegen in de sectie Koppelingen.
  5. Nu verschijnt het scherm Contactpersoon toevoegen aan een relatie.
  6. Onder de sectie Relatie bij het veld Relatie, selecteert u de relatie waaraan het contactpersoon moet worden gekoppeld.
  7. In de sectie Kopiëren, selecteert u de velden waarvan u de waarden wilt kopiëren. U kunt u hier kiezen uit e-mail, mobiel, telefoon of fax.
  8. Klik onderin het scherm op Bevestigen.
  9. Definieer de vereiste velden. Standaard worden bepaalde velden ingevuld met waarden die zijn gekopieerd uit de vorige stap. Echter het is mogelijk om deze velden aan te passen. Voor meer informatie kunt u de documenten Creating and modifying contacts en Viewing contact cards raadplegen.
  10. Klik op Bewaren en dan op Sluiten om het scherm te sluiten.

Opmerking:

  • Alle velden met het “!” pictogram zijn verplicht.
  • Voor meer informatie over het koppelen van twee contactpersonen met verschillende gegevens, maar die eigenlijk dezelfde persoon zijn, kunt u het document Viewing contact cards raadplegen.

Hoe registreer ik een persoon als een prospect, klant of leverancier (persoon relatietype)?

  1. In de sectie Algemeen selecteert u het veld Persoon bij Relatie: Type.
  2. Definieer de zoekcriteria en klik op Tonen.
  3. Klik op de hyperlink in de kolom Relatienaam van de persoonskaart die u wilt openen.
  4. Klik op de knop Toevoegen in de sectie Koppelingen.
  5. Selecteer Registreer als prospect om een prospect (persoon) relatie aan te maken of Registreer als klant om een klant (persoon) relatie aan te maken of Registreer als leverancier om een leverancier (persoon) aan te maken. De beschikbaarheid van deze opties varieert. Dit hangt af van het bestaande type die gekoppeld is aan de persoon relatie. Een voorbeeld, een klant persoon kan niet worden geregistreerd als een prospect persoon.
  6. In de sectie Kopiëren, selecteert u de velden waarvan u de waarden wilt kopiëren. U kunt u hier kiezen uit e-mail, mobiel, telefoon of fax.
  7. In de sectie Personen selecteert u het veld naast de vereiste persoon relatie om deze te koppelen. Deze sectie is alleen beschikbaar wanneer u twee personen registreert met verschillende gegevens maar die wel dezelfde persoon zijn.
  8. Klik onderin het scherm op Bevestigen.
  9. Definieer de vereiste velden. Standaard worden bepaalde velden ingevuld met waarden die zijn gekopieerd uit de vorige stap. Echter het is mogelijk om deze velden aan te passen. Voor meer informatie kunt u de documenten Creating and modifying contacts en Viewing contact cards raadplegen.
  10. Klik op Bewaren en dan op Sluiten om het scherm te sluiten.

Opmerking: Indien u twee bestaande personen (die eigenlijk dezelfde persoon zijn) wilt koppelen en u klikt op Bevestigen, dan wordt er een controle gedaan op informatie in de vaste velden (zoals aanhef, naam, initialen, taal of adres). Er zal vervolgens een pop-up melding verschijnen waarin u kunt aangeven welke informatie gekopieerd of vervangen moet worden. Nadat de personen zijn samengevoegd dan wordt de informatie in de velden vervangen door de informatie van de geselecteerde persoon.

Hoe verwijder ik de gekoppelde relaties van een persoon?

  1. In de sectie Algemeen selecteert u het veld Persoon bij Relatie: Type.
  2. Definieer de zoekcriteria en klik op Tonen.
  3. Klik op de hyperlink in de kolom Relatienaam van de persoonskaart die u wilt openen.
  4. Klik op Bewerken en vervolgens op Ontkoppelen.

Hoe voeg ik social media koppelingen toe aan een persoon?

  1. In de sectie Algemeen selecteert u het veld Persoon bij Relatie: Type.
  2. Definieer de zoekcriteria en klik op Tonen.
  3. Klik op de hyperlink in de kolom Relatienaam van de persoonskaart die u wilt openen.
  4. Klik op Toevoegen in de sectie Externe referentie.
  5. Selecteer het social media type.
  6. Vul vervolgens het webadres in, bijvoorbeeld “www.twitter.com/james”.
  7. Klik op Bewaren en vervolgens op Sluiten om het scherm te sluiten.

Opmerking: Een externe referentie kunt u verwijderen of bewerken door de kaart van de persoon te openen en vervolgens te klikken op het type (het pictogram). 

Knoppen

Pictogram

Velden

Gerelateerde documenten

     
 Main Category: Support Product Know How  Document Type: Online help main
 Category: On-line help files  Security  level: All - 0
 Sub category: Details  Document ID: 23.951.363
 Assortment: Exact Synergy Enterprise  Date: 18-10-2018
 Release: 250  Attachment:
 Disclaimer